La piattaforma SignWeb permette di gestire in modo semplice ed efficiente la dematerializzazione dei contratti di somministrazione, e correlati, tramite le operazioni di firma e la conservazione sostitutiva a norma dei documenti trattati
SignWeb è un’I-Frame che viene generalmente utilizzato in cloud o, se il cliente finale APL, lo richiede, può essere installato direttamente presso il cliente stesso
SignWeb è un’I-Frame responsive quindi fruibile da tutte le piattaforme, esiste anche la versione APP utilizzata prevalentemente dai Lavoratori per sottoscrivere in particolare le proroghe di contratto, disponibile in versione APP per iOS e Android; per ciascuna APL viene rilasciata la propria APP con loghi e colori personalizzati
SignWeb si integra con i sistemi gestionali delle APL tramite Web Services, in particolare per la ricezione dei documenti; si integra inoltre con il portale specifico di ciascuna APL per l’autenticazione di tutti gli utenti fruitori dei servizi messi a disposizione
Il flusso di firma è regolato dagli stati del documento
SignWeb segue il seguente flusso:
- Caricamento documento
- Firma dell’azienda automatica, documenti presentati in grassetto nella lista
- Notifica ai clienti dei documenti da firmare
- Il documento rimane “in firma” per tutti i soggetti che non lo hanno ancora firmato integralmente
- Il documento è completato e resta consultabile da tutti i soggetti coinvolti
STATO IN FIRMA
Quando il documento è in stato “in firma” è disponibile a tutti i soggetti coinvolti nel flusso per la firma. In caso di firme simultanee sarà direttamente SignWeb a garantire che il documento firmato sia coerente con quello visualizzato
STATO COMPLETATO
Un documento a cui sono state apposte tutte le firme previste passa in uno stato detto “completato”. In questo stato il documento rimane visibile e consultabile per tutti gli utenti che ne hanno visibilità
STATO SCANSIONE
Per i contratti lavoratore sono previste delle funzionalità specifiche:
- Stampa per firmare: il documento passa in stato “Scansione”, l’operatore di filiale decide per qualche ragione (es: tavoletta di firma non funzionante, guasti di vario genere) di stampare il documento e farlo caricare successivamente già firmato su carta. Il documento nel pannello “filiale” avrò il metadato “numero contratto” evidenziato con un popup che segnalerà “documento in attesa della scansione”. Una volta che il documento sarà ricaricato dal documentale con i relativi metadati, sarà disponibile il pdf per la visualizzazione e verrà contrassegnato come completato
MAIL DI NOTIFICA
SignWeb utilizza mail di notifica per segnalare eventi particolari quali:
- Mail documenti pronti da firmare
- Mail per la filiale quando un documento non viene firmato per un dato intervallo
- Mail documenti conservati
- Mail supporto tecnico
In SignWeb è possibile utilizzare sia la Firma Elettronica Avanzata (FEA) che la Firma Grafometrica che la Firma Digitale Remota
Sono abilitati a firmare tutti gli utenti provvisti di certificato, che all’interno di SignWeb sono “Utenti di SignWeb” e “Referenti” (dei clienti): per questi è stato infatti automaticamente generato un certificato alla creazione dell’utenza
In ogni momento un utente che ha effettuato l’accesso a SignWeb ha a disposizione una sezione Dati Utente dove potrà visualizzare il proprio “Pin statico” per la firma
Nel caso in cui fosse necessario “reimpostarlo”, l’accesso “Amministratore” ha la possibilità di Rigenerare il Pin per i referenti
In fase di creazione di un utente di SignWeb o di un referente per il cliente viene chiesto di scegliere tra Pin Statico, OTP-Mail o OTP-SMS (le credenziali di firma sono successivamente inviate alla mail inserita)
Pin Statico:
Durante la firma verrà chiesto all’utente di inserire un Alias ed un Pin statico
OTP-Mail:
Durante la firma verrà chiesto di inserire Alias e Pin ricevuti via mail alla creazione del proprio utente e successivamente sarà visualizzata una Challenge OTP (la cui parte dinamica viene inviata alla mail configurata per l’utente al momento dell’apertura della Challenge-OTP). Una volta inserita con successo la parte dinamica ricevuta via mail durante la firma, il documento risulterà firmato
OTP-SMS:
Durante la firma verrà chiesto di inserire Alias e Pin ricevuti via mail alla creazione del proprio utente e successivamente sarà visualizzata una Challenge OTP (la cui parte dinamica viene inviata al numero di cellulare configurato per l’utente al momento dell’apertura della Challenge-OTP). Una volta inserita con successo la parte dinamica ricevuta tramite SMS, il documento risulterà firmato
Firma Massiva
Nel caso in cui un cliente dovesse avere diversi documenti da firmare, esiste la funzionalità di firma massiva. Per effettuare una firma massiva occorre selezionare i documenti interessati e aprire il menù strumenti dove sarà disponibile la voce “Firma Selezionati”. Dopo aver accettato le clausole vessatorie verranno richieste le proprie credenziali nelle modalità descritte sopra