Il sistema di conservazione tDoc è conforme al quadro normativo di riferimento, in particolare alla nuove regole tecniche di attuazione del Codice dell’Amministrazione Digitale e al Decreto in materia di trattamento dei dati personali e permette di garantire la compliance a tutte le norme speciali di settore in merito alla formazione, tenuta conservazione dei documenti (civilistico, fiscale, lavoristico, bancario, assicurativo, sanitario, ecc.)
La piattaforma tDoc è web-oriented, multi-società e rispondente alla gestione di volumi documentali massivi
tDoc è la soluzione che consente l’archiviazione e la conservazione sostitutiva, a norme UE, di qualsiasi tipologia di documentazione digitale
Le principali funzionalità di tDoc sono:
- Definizione automatizzata delle classi documentali
- Definizione automatizzata delle tempistiche di archiviazione/conservazione
- Acquisizione documenti da altre applicazioni (Sistemi di scansione/ECM)
- Gestione Metadati ad essi associati
- Gestione/Generazione di firme digitali qualificate e firme elettroniche
- Gestione/Generazione di marcature temporali
- Archiviazione con link logici tra documenti
- Archiviazione di documenti master e relativi allegati
- Ricerca e visualizzazione documenti
- Definizione Utenze con privilegi di accesso differenziati
I principali componenti di tDoc sono:
DB: Il Data base è il repository della configurazione di tDoc (aziende, utenti, classi documentali, ecc.) e di tutti i metadati relativi ai documenti. Il database può essere MySQL oppure Oracle è può essere configurato in alta disponibilità
Archivio: Nell’archivio vengono salvati i documenti e i lotti. L’archivio può essere ad esempio il file system locale, un disco condiviso, una partizione montata in NFS
Back end: E’ un componente opzionale che viene usato come repository dei documenti e dei lotti contenuti in tDoc. Può essere usato come repository esclusivo o come backup dell’archivio
Il back end può essere un documentale, come ad esempio FileNet P8 o IBM Content Manager o Documentum, oppure può essere una piattaforma di archiviazione dati come EMC Centera e Cassandra
Nel primo caso, i documenti archiviati e conservati nel documentale potranno essere acceduti anche attraverso l’interfaccia di consultazione del documentale stesso
tDoc: E’ l’applicazione che svolge il lavoro di archiviazione e conservazione interfacciandosi con le altre componenti appena descritte
tDoc può essere configurato in alta disponibilità. E’ infatti possibile avere più istanze dell’applicazione, appartenenti ad uno stesso cluster, che gestiscono in maniera coordinata i processi di conservazione sostitutiva
tDoc garantisce ai documenti autenticità, integrità, leggibilità, affidabilità e reperibilità dalla loro formazione fino a tutto il periodo di conservazione. Il sistema permette di implementare un processo di conservazione costituito dai pacchetti informativi previsti dalle regole tecniche (pacchetto di versamento, rapporto di versamento, pacchetto di archiviazione e pacchetto di distribuzione) e dal modello di riferimento Open Archival Information System (OAIS ISO 14271:2003)
tDoc è dotato di un Log Management System molto dettagliato che conserva a norma tutte le evidenze delle azioni eseguite sul sistema dagli utenti e che risponde ai requisiti legislativi in merito al Responsabile della Conservazione e all’Amministratore di Sistema
Il sistema permette di profilare gli utenti secondo il principio di necessità e secondo la società e le classi documentali indicate, permettendo in qualsiasi momento di effettuare ricerche e consultazioni online e garantendo l’esibizione legislativa. Il servizio è, inoltre, tenuto sotto controllo giornalmente attraverso procedure di controllo e monitoring e tramite il presidio del Responsabile della conservazione e dei suoi Delegati a cui arrivano notifiche ed alert sulle varie fasi del processo